ออกใบกำกับภาษีแล้ว ต้องออกใบเสร็จรับเงินทันทีเลยหรือเปล่า?

ใบกำกับภาษีกับใบเสร็จรับเงิน ต่างกันอย่างไร?

ก่อนตอบคำถามว่าต้องออกพร้อมกันหรือไม่ ต้องเข้าใจก่อนว่าเอกสารทั้งสองใบทำหน้าที่ต่างกัน

ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) มีหน้าที่ออกให้ผู้ซื้อ เพื่อแสดงว่ามีการขายสินค้าหรือบริการเกิดขึ้นแล้ว และเป็นหลักฐานให้ผู้ซื้อนำไปขอภาษีซื้อคืนได้ กฎหมายกำหนดให้ออก ทันทีที่ความรับผิดในภาษีมูลค่าเพิ่มเกิดขึ้น ซึ่งหมายถึงตอนส่งมอบสินค้าหรือให้บริการเสร็จสิ้น

ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) เป็นหลักฐานว่าผู้ขายได้รับเงินจากผู้ซื้อแล้ว กฎหมายกำหนดให้ออก ทันทีที่รับเงิน ไม่มีข้อยกเว้น

ความแตกต่างหลักคือ ใบกำกับภาษีผูกกับ "เหตุการณ์ส่งมอบ" ส่วนใบเสร็จรับเงินผูกกับ "เหตุการณ์รับเงิน" ซึ่งสองเหตุการณ์นี้อาจเกิดขึ้นพร้อมกันหรือต่างเวลากันก็ได้

กรณีที่ออกพร้อมกันได้เลย: การขายสด

ถ้าลูกค้าชำระเงินทันทีที่ได้รับสินค้าหรือบริการ เช่น การซื้อขายหน้าร้าน ร้านอาหาร หรือบริการที่ชำระ ณ จุดให้บริการ ผู้ประกอบการสามารถออกเอกสารสองฉบับรวมกันในใบเดียวได้ โดยใช้ชื่อว่า

"ใบกำกับภาษี / ใบเสร็จรับเงิน"

เอกสารแบบนี้ถูกกฎหมายและปฏิบัติกันทั่วไปในธุรกิจค้าปลีก ร้านสะดวกซื้อ หรือธุรกิจบริการที่รับเงินทันที

กรณีที่ต้องออกแยกกัน: การขายแบบเครดิต

ธุรกิจ B2B มักให้เครดิตเทอม 30, 45 หรือ 60 วัน หมายความว่าสินค้าถูกส่งมอบแล้ว แต่ยังไม่มีการจ่ายเงิน ในกรณีนี้เอกสารจะออกแยกกัน 2 ช่วงเวลา

ช่วงเวลาระหว่างสองขั้นตอนนี้อาจห่างกันหลายสัปดาห์หรือหลายเดือนก็ได้ ซึ่งเป็นเรื่องปกติและถูกต้องตามกฎหมาย

บทบาทของใบแจ้งหนี้ในการขายเครดิต

ในการขายแบบเครดิต มักมีเอกสารอีกหนึ่งใบที่เข้ามาเกี่ยวข้องคือ ใบแจ้งหนี้ (Invoice) ซึ่งทำหน้าที่แจ้งให้ลูกค้าทราบว่ามียอดที่ต้องชำระเท่าไหร่และภายในวันใด โดยไม่มีผลทางภาษีโดยตรง

ลำดับเอกสารในการขายเครดิตจึงมักเป็น

1. ใบกำกับภาษี — ออกตอนส่งมอบ
2. ใบแจ้งหนี้ — ส่งให้ลูกค้าเพื่อแจ้งยอดและกำหนดชำระ
3. ใบเสร็จรับเงิน — ออกตอนได้รับเงิน